Opanowanie cyfrowych wyborów: Czy to Ty wybierasz narzędzie, czy narzędzie wybiera Ciebie?

W nieskończonym, błękitnym oceanie nowych narzędzi cyfrowych, członek zespołu podchodzi do mnie, promieniejąc entuzjazmem, jak odkrywca, który znalazł cenny skarb: „Znalazłem niesamowite nowe narzędzie! Jest idealne dla nas!”. Zanim podejmiemy decyzję, zatrzymajmy się na chwilę i przeanalizujmy to krok po kroku:

Punkt #1: Jak nowe narzędzie trafia do organizacji?

Jeśli nie jesteś freelancerem, wdrożenie nowego narzędzia w organizacji rzadko jest decyzją podejmowaną samodzielnie. Stosowanie ustalonych procedur, często z udziałem zespołów IT i ds. zgodności, gwarantuje, że narzędzie wpisuje się w szerszy ekosystem organizacji.

Punkt #2: Kolejna cegła w murze – Syndrom Jengi

Dodanie nowego narzędzia do cyfrowego ekosystemu przypomina dokładanie kolejnej cegły do wieży Jengi. Starannie wyważone, ale potencjalnie destabilizujące. Kluczowe pytanie brzmi: czy nowe narzędzie cyfrowe integruje się z istniejącymi procesami i przepływem danych?

Najważniejsza myśl: Musimy zaprojektować integrację przepływu danych między narzędziami, aby nie powielać tych samych danych w wielu systemach. Nie pozwól, by Twoje nowe narzędzie stało się samotne jak Tom Hanks w „Cast Away”.

Punkt #3: Najpierw proces, potem narzędzie

Jeśli wdrożymy nowe narzędzie bez uwzględnienia procesów, które stoją za dostarczaniem usługi lub produktu, przegapimy sedno sprawy. Prędzej czy później „miesiąc miodowy z nowym narzędziem” się skończy, a te same problemy, które mieliśmy wcześniej, znowu się pojawią.

O co mi chodzi: Zacznij od mapowania procesu, który wykorzystujesz do dostarczania usługi lub produktu. Zidentyfikuj wyzwania w ramach tego procesu. Dopiero wtedy stworzy się przestrzeń na efektywne zastosowanie narzędzia.

Punkt #4: Nie daj się oczarować narzędziu – Stwórz własną kartę oceny narzędzia

Testowanie nowego narzędzia może uzależniać. Sam kiedyś ulegałem łatwości nawigacji i możliwościom dostosowywania narzędzia. Wszystko wydawało się działać perfekcyjnie! W miarę testowania coraz bardziej chciałem, aby to właśnie to narzędzie było „tym jedynym”. Jednak po przetestowaniu 4–5 narzędzi często zostawało mi jedynie mgliste wrażenie, jak każde z nich działało, zamiast konkretnych, możliwych do wykorzystania wniosków. Ostatecznie nauczyłem się przejmować inicjatywę, tworząc kartę oceny narzędzia, aby podejmować lepsze decyzje.

Mój sposób na stworzenie karty oceny narzędzia:

1. Zbierz oczekiwania interesariuszy dotyczące ich najważniejszych potrzeb wobec nowego narzędzia. Na przykład, przy ocenie narzędzi do zarządzania projektami:

   • „Jako Kierownik Projektu potrzebuję możliwości dostosowywania pól zadań, abym mógł dodać własne pola do raportowania.”

   • „Jako PM Lead potrzebuję widoku postępów projektu w formacie wykresu Gantta, aby łatwo zaprezentować je kierownictwu.”

   • „Jako Manager potrzebuję API, aby bezproblemowo połączyć dane narzędzia z innymi systemami online.”

   • „Jako Zespół IT chcę, aby to narzędzie obsługiwało MFA, aby zapewnić bezpieczne użytkowanie.”

   • „Jako PM potrzebuję roli gościa z ograniczonym dostępem, aby móc udostępniać zadania klientom do podglądu.”

2. Przypisz priorytetową wagę do każdego wymagania. Dzięki temu wynikowa analiza stanie się kartą oceny, pomagając obiektywnie oceniać i porównywać narzędzia.

3. Zbierz informacje, a następnie analizuj i oceniaj narzędzia na podstawie swoich kryteriów i przypisanych wag.

4. Na końcu – podejmij świadomą decyzję z zespołem.

   
   

Dzięki przemyślanemu podejściu do wyboru narzędzi możemy uniknąć błędów, lepiej integrować narzędzia z istniejącymi procesami i naprawdę wykorzystać ich potencjał w organizacji.

Punkt #5: Spoiler Alert: Pułapka darmowego okresu próbnego

Większość zespołów sprzedażowych oferuje darmowy okres próbny trwający 7, 14 lub 30 dni, dając możliwość przetestowania ich narzędzia. Ale tu tkwi haczyk: wiele funkcji, z których korzystasz podczas okresu próbnego, często należy do wyższych planów, takich jak Professional czy Premium. Oznacza to, że niektóre atrakcyjne funkcje mogą nie być uwzględnione w planie subskrypcyjnym, który ostatecznie rozważasz w ramach swojego budżetu, co prowadzi do nieoczekiwanych niespodzianek w trakcie konfiguracji narzędzia.

Unikaj niespodzianek! Dokładnie sprawdź, co jest zawarte w okresie próbnym, a co w planie subskrypcyjnym, który planujesz wykupić.

Jestem ciekawa Twojej opinii – z jakimi wyzwaniami spotykasz się, rozważając nowe narzędzia?