Zapomnij o doskonałości operacyjnej – zapewnij przynajmniej klarowność.

Ostatnio zdałam sobie sprawę, jak zwodnicze może być dążenie do doskonałości operacyjnej. To jak pogoń za Świętym Graalem – iluzja, która wciąż wymyka się z rąk. Prawda nas wyzwala, więc zmierzmy się z nią: w większości organizacji doskonałość operacyjna to mit. Nieustanne dążenie do niej może być demotywujące, a nawet prowadzić do odwrotnych efektów. Zamiast tego prawdziwym przełomem jest skupienie się na klarowności w organizacji. Już samo jej osiągnięcie stanowi ogromny krok naprzód! Celem powinno być usunięcie niejasności, wyraźne zdefiniowanie procesów i umożliwienie zespołom skutecznego wykonywania zadań.

Gdzie więc powinniśmy skupić naszą uwagę? Poniżej znajduje się 10 wybranych obszarów, w których klarowność operacyjna może naprawdę zrobić różnicę:

1. Zrozumienie, jak wykonywana jest praca

Może się to wydawać oczywiste, ale ile organizacji faktycznie ma zmapowany proces dostarczania usług lub produktów? Jasne przepływy pracy usprawniają operacje, redukują zbędne kroki i pomagają każdemu członkowi zespołu zrozumieć swoją rolę. 🔹 Zacznij od: Mapowania kluczowych procesów (np. dostarczania produktów/usług), identyfikacji zbędnych kroków lub wąskich gardeł oraz szukania możliwości automatyzacji. Rozważ także, jakie dane są gromadzone i dlaczego – jak wspierają i wzmacniają decyzje biznesowe?

2. Ramy zarządzania projektami

Zarządzanie projektami zapewnia, że inicjatywy zostaną dostarczone na czas, w ramach zakresu i budżetu. 🔹 Zacznij od: Określenia jasnego podejścia do zarządzania projektami, dostosowanego do procesów i wyzwań organizacji, takich jak utrzymanie jakości.

3. Ocena bezpieczeństwa: Ochrona ciągłości biznesowej

Ryzyko związane z bezpieczeństwem – zarówno fizyczne, jak i cybernetyczne – stanowi zagrożenie dla stabilności biznesu. Ocena ryzyka wspiera proces ochrony aktywów i wrażliwych informacji. 🔹 Zacznij od: Oceny ryzyka. Przeprowadź audyt bezpieczeństwa systemów IT i kontroli dostępu. Sprawdź również, jak łatwo można dostać się do biura bez nadzoru.

4. Efektywność sprzedaży: Ułatwienie zakupu dla klientów

Każdy dodatkowy krok w procesie sprzedaży to potencjalna bariera dla klienta. 🔹 Zacznij od: Zliczania liczby kroków, które klient musi wykonać od zapytania do zakupu. Usuń zbędne punkty kontaktu i wprowadź opcje samoobsługowe.

5. Zyskiwanie kontroli nad zaopatrzeniem

Centralna baza danych kontrahentów, stawek i umów zapewnia efektywność kosztową i przejrzystość. 🔹 Zacznij od: Przejrzenia umów z dostawcami i wzorców wydatków, aby znaleźć możliwości oszczędności.

6. Przemiana wsparcia klienta w siłę

Ustalenie jasnych ścieżek wsparcia klienta i wykorzystanie automatyzacji może pomóc w szybszym reagowaniu i poprawie jakości obsługi. 🔹 Zacznij od: Identyfikacji najczęstszych skarg klientów i tworzenia dopasowanych odpowiedzi lub workflow automatyzacji. Większość systemów ticketowych/obsługi klienta oferuje gotowe odpowiedzi, które umożliwiają szybkie i spójne reagowanie na powtarzające się zapytania.

7. Zarządzanie wiedzą: Zapobieganie utracie informacji

Bez strukturalnego podejścia do gromadzenia i dzielenia się wiedzą, organizacje ryzykują ponowne tworzenie podobnych zasobów i utratę kluczowej ekspertyzy, gdy pracownicy odchodzą. 🔹 Zacznij od: Stworzenia wspólnego repozytorium cyfrowego dla najlepszych praktyk, procedur i kluczowych wniosków. Przydziel właścicieli do jego utrzymania, inaczej ryzykuje, że stanie się to jednorazowym wysiłkiem.

8. Komunikacja wewnętrzna: Mapowanie spotkań

Ile z nas narzeka na zbyt dużą liczbę spotkań? 🔹 Zacznij od: Sporządzenia listy cyklicznych spotkań w organizacji, wyjaśnienia ich celu, zidentyfikowania niezbędnych uczestników, określenia, kto musi być poinformowany o wynikach oraz oceny ich częstotliwości.

9. Onboarding: Zaczynaj dobrze od pierwszego dnia

Nieskuteczny proces onboardingu może prowadzić do niepożądanej rotacji i opóźnionej produktywności. 🔹 Zacznij od: Testowania procesu onboardingu – to kluczowy moment, kiedy nowa osoba może zostać wyposażona w niezbędną wiedzę. Pamiętaj o podejściu dwuetapowym: ogólnym i specyficznym dla roli.

10. Okresowe rozmowy i dopasowanie wydajności

Wszyscy wiemy, że regularne sesje feedbackowe napędzają zaangażowanie pracowników, odpowiedzialność i motywację. Ale czy naprawdę się odbywają? 🔹 Zacznij od: Sprawdzenia, czy regularne spotkania kontrolne między menedżerami a pracownikami mają miejsce.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje klarowności procesów, aby poprawić efektywność dostarczania, wzmocnić komunikację i przyspieszyć postępy, z przyjemnością omówię, jak mogę pomóc Ci osiągnąć Twoje cele. Skontaktuj się ze mną!

To moja perspektywa, jednak nie obejmuje ona wszystkich możliwych opcji.